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MSF recherche Un (e) ASSISTANT FIN/RH

Envoyer à msfch-senegal-recrutement@geneva.msf.org avant le 11 mai 2018 à 18 heures :
- une lettre de motivation
- un CV
- les documents scannés y afférents (diplômes, certificats d’études, certificats de travail, attestations)

Publié le 2 mai 2018

Position dans l’Organisation

Responsable (hiérarchique) : Responsable Administration
Responsable (fonctionnel) : Responsable Administration
Domaine professionnel : HR, Finance, Administration
Supervise (Fonction) : Pas applicable

But principal

Accomplir des tâches administratives et faire le suivi de la gestion comptable, en respectant les instructions du Responsable Administration et les procédures MSF, afin d’assurer le respect des lois et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires.

Responsabilités

• Accomplir des tâches administratives et juridiques sous le contrôle du Responsable Administration, vérifier le calcul des salaires et mettre à jour les dossiers personnels afin d’assurer des paiements corrects, conformes et
ponctuels.
• Mettre en oeuvre des procédures de gestion financière, afin d’assurer que le contrôle et la sécurité soient optimaux et assurer la disponibilité de fonds.
• Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal.
• Saisir des données dans la base de données de la RH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH.
• Mettre à jour les dossiers de sécurité sociale et d’impôts des employés pour répondre aux exigences et obligations réglementaires.
• Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel.
• Elaborer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires tout en défendant les intérêts de MSF.
• Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Responsable Administration à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
• Assister le Responsable Administration avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, etc.
• Traiter les paiements aux fournisseurs et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Responsable Administration.
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, afin d’assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
• Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (affectations, réunions, etc.)
• Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Responsable Administration.
• Classer les dossiers de comptabilité et rentrer les éléments de comptabilité dans le logiciel comptable, avec le soutien du Responsable Administration et / ou du Responsable Comptabilité (ACMA).
• Aider le Responsable Administration avec la traduction de documents dans la langue locale. Aider le Responsable Administration lors de réunions sur demande.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

La saisie des données liées aux employés nationaux est faite sur le logiciel de gestion RH « Homère ».
L’encodage des factures et avances est fait au travers d’Unifield (comptabilité double-entrée). Le suivi des instructions d’allocations des coûts est primordial. Le Bureau MSF de Dakar est une structure inter-section, et de supports aux missions MSF dans la région.
Le Bureau MSF de Dakar traite des factures en devises etrangères, il est dès lors important de suivre la procédure qui cadre l’application des divers taux de change.
L’assistant FinRH a la responsabilité de suivre scrupuleusement l’échancier des paiements (pour ceux qui sont récurrants – mensuels, trimestriels). Le paiement de certaines factures, dettes, se fera à l’extérieur du
Bureau MSF de Dakar.
Un support temporaire au département Logistique et/ou à l’Administratrice « Transit » pourra être demandé.
Les suivis budgétaires sont faits au niveau du Responsable Administration et du Gestionnaire des Ressources.
L’assistant FinRH remplacera temporairement la Responsable Administration pendant ses vacances et absences.

Conditions Requises

Éducation : De préférence, diplôme lié à la comptabilité, les affaires ou la gestion.
Expérience : Expérience professionnelle antérieure d’au moins deux ans dans des professions pertinentes.
Langues Connaissance essentielle de la langue de mission et de la langue locale
Connaissance Connaissances informatiques essentielles (word, excel, internet)
Compétences
• Résultats et sens de la qualité
• Travail d’équipe et coopération
• Souplesse de comportement
• Adhésion aux principes de MSF
• Gestion du stress

Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.

Envoyer à msfch-senegal-recrutement@geneva.msf.org avant le 11 mai 2018 à 18 heures :
- une lettre de motivation
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