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GERES recrute localement un(e) assistant(e) administratif et financier

mercredi 24 juin 2015

Lettre de motivation et CV à envoyer à : j.bel@geres.eu et c.henriot@geres.eu
Mentionner dans l’objet du mail : candidature AAF Dakar
Date limite : 20 juillet 2015

ORGANISME RECRUTEUR

GERES, Groupe Energies Renouvelables Environnement Solidarités, est une ONG française qui s’est donné pour mission de contribuer à préserver l’environnement, limiter les changements climatiques et leurs conséquences, réduire la précarité énergétique et améliorer les conditions de vie des populations.
StovePlus est une initiative internationale créée par le GERES, qui vise à faciliter l’accès à des solutions de cuisson propre pour les populations dépendantes de la biomasse. Avec près de 20 ans d’expérience sur le terrain, le GERES dans le cadre de son programme StovePlus apporte un soutien technique aux entrepreneurs
et porteurs de projet souhaitant développer des solutions de cuisson propre en Asie du Sud-Est et en Afrique.

Présent au Sénégal depuis 2012, GERES a décidé d’ouvrir un bureau à Dakar en 2015, où est basé notamment la coordination de StovePlus Afrique.
GERES recherche un candidat au poste d’assistant(e) administratif et financier pour son bureau de Dakar, Sénégal.

SUPERVISION

L’assistant(e) travaillera sous la supervision de la Représentante pays du GERES et de la Coordinatrice Afrique StovePlus . Il/elle travaillera en étroite relation avec la contrôleuse de gestion de GERES Afrique de l’Ouest, et le(la) Responsable Administratif et Financier (RAF) GERES Afrique de l’Ouest.

TACHES

L’assistant(e) assumera les tâches suivantes :
ADMINISTRATION GENERALE ET LOGISTIQUE
• Gérer et rationnaliser le suivi des contrats, conventions, assurances des véhicules et bureaux, inventaire du matériel, et tous autres documents administratifs,
• Assurer les relations avec les autorités administratives et effectuer les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales (demandes d’exonération, s’assurer de la conformité de l’antenne GERES à la loi sénégalaise …)
• Appuyer l’équipe GERES dans la communication interne et externe (appels téléphoniques, réception et suivi des sollicitations, réception et envois de courriers, publication d’annonces de recrutement, impression et reproduction de documents…)
• Mettre à jour des bases de données (contacts, Roster of Experts, …), archivage de données, mise en page de documents, …
• Contribuer à l’organisation des missions locales et internationales (obtention des visas, recherche de billets d’avion, programmes de vols, demandes d’avance de fonds, élaboration des notes de frais, gestion des perdiems, etc…)
• Gérer la logistique lors de l’organisation d’événements (ateliers, formations, …) ou l’accueil de visiteurs ou consultants (organisation du transport, logement, restauration, gestion des perdiems, …)

COMPTABILITE ET FINANCES
• Assurer la saisie de la comptabilité générale et analytique des projets de GERES Sénégal et Stove+ Afrique ; inventaires mensuels des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; conformité et éligibilité des pièces comptables, des imputations budgétaires, et tous travaux comptables permettant la bonne gestion financière des projets GERES au Sénégal,
• Assurer la gestion de la paye et des cotisations sociales, la gestion des contrats de ressources humaines et de prestation et tous travaux permettant la bonne gestion des ressources humaines,
• Transmettre les fichiers comptables au Chef de Projet et au RAF Afrique de l’Ouest (ou le SAF du siège) chaque mois,
• Assurer la gestion de trésorerie de la mission, en concertation avec la représentante pays du GERES et la coordinatrice Afrique de StovePlus (plan de trésorerie, demande de trésorerie trimestrielle au siège, gestion du compte bancaire…),
• Garantir le classement et l’archivage de la comptabilité mensuelle et des dossiers de ressources humaines,
• Assurer les suivis budgétaires mensuels et alertes si nécessaire, et mettre à jour les suivis budgétaires et prévisionnels, en concertation avec l’équipe,
• Appuyer le chef de projet et les équipes pour élaborer les budgets prévisionnels (mensuel et annuel),
• Appuyer le chef de projet et les équipes pour l’élaboration de budgets dans le cadre de demandes de subvention,
• Contribuer à réaliser les rapports financiers globaux de la mission et les rapports bailleurs de fonds en collaboration avec l’équipe et le RAF GERES Afrique de l’Ouest (ou le SAF du siège).

DIVERS
• Autres tâches relatives aux activités quotidiennes des programmes

PROFIL
• Niveau bac+3 en gestion comptabilité ou équivalent ;
• Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion administrative et financière ;
• Expérience dans des projets de coopération internationale et/ou dans l’organisation d’événements serait un plus ;
• Français courant, anglais de travail ;
• Bon niveau informatique, maitrise du Pack Office Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
• Esprit d’initiative et sens des responsabilités ;

CONDITIONS

• Contrat à plein temps de droit sénégalais
• Date de début : 7 septembre 2015
• Salaire en fonction de la formation et de l’expérience.
• Contrat initial de 1 an, avec période d’essai de 3 mois
• Missions occasionnelles à l’étranger

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