Appel d’offre _ Pour la sélection d’une solution informatique pour CAPER SAS

1. INTRODUCTION

Le présent document vise à l’acquisition et l’implémentation d’un système d’information de gestion comptable et financière informatisée pour le compte de la société CAPER sas. Cette activité fait partie du processus d’accompagnement pour la structuration de Caper sas conduite dans le cadre du « Programme d’appui à l’entreprise sociale et à l’initiative migrante dans les régions de Saint Louis, Louga et Thiès » (AID 10917).
Il renseigne sur le bénéficiaire et sur le contexte et les objectifs du projet. Il contient toutes les spécifications fonctionnelles et techniques auxquelles toutes les propositions de solutions devront se conformer. Il décrit aussi le processus de sélection du prestataire du lancement au dépouillement et à la sélection définitive du candidat.
Il fournit aux soumissionnaires toutes les informations leur permettant d’élaborer une offre à même de répondre à l’expression de besoins de CAPER sas si leur solution et leur approche de gestion de projet ont l’exhaustivité fonctionnelle, la dimension technologique, la pertinence méthodologique et des références avérées. Il constitue la référence pour analyser l’adéquation de la réponse du soumissionnaire aux besoins et exigences de CAPER sas et pour procéder à une évaluation objective, puis à la notation de cette réponse.

1.1 Le projet PAISIM
CISV, en collaboration avec IPSIA, RE.TE, Sunugal Italia, Fondation Etimos, CreSud, Asescaw, Fapal, Sunugal Sénégal, Municipalité de Turin, Municipalité de Milan, CISAO et avec le soutien de l’Agence Italienne pour la Coopération au Développement, a lancé en juin 2017 le projet triennal PAISIM - « Programme d’appui à l’entreprise sociale et à l’initiative migrante dans les régions de Saint Louis, Louga et Thiès » (AID 10917), afin de réduire la pauvreté et les causes profondes de la migration irrégulière grâce au soutien de l’économie rurale, renforcer le tissue entrepreneurial agricole, écologique, social et inclusif de la zone rurale des Régions de Saint Louis, Louga et Thiès et soutenir les initiatives économiques résultant des migrants résidentes en Italie et de provenances des zones d’intervention du projet.
Les bénéficiaires directs sont :

• Promoteurs de 210 Micro Entreprises Rurales (MER), au moins 70 % promues par des femmes et des jeunes ;
• Promoteurs de 10 Entreprises d’Initiative Migrante (EIM), c’est-à-dire unités économique produisant des biens ou des services commerciaux agricoles (chiffre d’affaires à hauteur de 25 millions FCFA et avec 10 employés max.) promues par des citoyens sénégalais résidant en Italie, qui ont un projet de « migration de retour » ou d’investissement économique et sociale dans leur pays d’origine.
  Les bénéficiaires indirects sont les familles des promoteurs des MER et des EIM et leurs communautés, les autres entreprises sociales au Sénégal et autres intervenants du secteur privé.
  Les principaux groupes cibles sont les institutions de Micro Finance (IMF), l’entreprise sociale CAPER SAS qui offre des services de coaching et de formation aux MER et les autorités nationales.
  Autres acteurs prenants comprennent une multitude d’acteurs au Sénégal et en Italie potentiellement intéressés par la dynamique et les résultats du projet.
  Le projet, aspire à la réalisation de quatre résultats :
• 150 MER qui interviennent dans la production, la transformation, la commercialisation agricole ou « vertes » sont durables d’un point de vue économique et financier.
• Au moins 10 MER qui interviennent dans la production, la transformation, la commercialisation agricole ou « vertes » résultant des migrants sont créés auprès du guichet BASE (Milan) et ouvertes dans les régions de Thiès, Louga et Saint Louis.
• Un système de participation et certification (rating) utile pour l’accès au crédit des MER avec des objectifs économiques et sociaux est expérimenté et organisé par l’entreprise sociale CAPER SAS et il est opérationnel.
• Un modèle d’utilisation des fonds pour l’investissement destinés au crédit des MER est expérimenté et opérationnel.

L’atteinte du résultat 3 devra être favorisée, entre autres, par la mise en œuvre de l’activité « 3.1 Conception des services pour entreprises rurales de CAPER SAS » portant sur la structuration et informatisation de l’entreprise sociale CAPER SAS.
C’est dans ce cadre que le PAISIM cherche à sélectionner un prestataire opérant dans le secteur de Système d’Information de Gestion (SIG), soit développement, commercialisation, assistance et formation SIG pour la mise en place d’un SIG adapté aux besoins et aux exigences de CAPER sas.

2. PRESENTATION DE CAPER sas

CAPER- SAS est une entreprise sociale constituée sous forme de société par actions simplifiées avec un capital de 5.000.000 F CFA. L’entreprise est spécialisée dans l’offre de services d’assistance technique et de protection sociale aux acteurs ruraux en général et aux micros entrepreneurs en particulier.
2.1Vision du CAPER
Sur la période 2016-2020 le CAPER cherche à « Devenir leader du social business de la vallée du fleuve Sénégal à travers l’offre de services d’assistance techniques et de protection sociale capable d’améliorer les revenus, la sécurité alimentaire et le capital social des micro entrepreneurs ruraux des régions de saint louis, Louga et Matam ».
2.2 Mission du CAPER
La mission du CAPER est de contribuer avec professionnalisme, équité et redevabilité à l’émergence économique et social du Sénégal en offrant prioritairement aux micro entrepreneurs ruraux du nord (régions de Saint Louis, Louga, Matam) des services multiformes de conseil, de coaching, de formation, d’études et d’appui à l’accès au capital et à la protection sociale pour accroitre leur compétitivité économique, leur capital social et leur capacité d’insertion dans l’économie globale.
2.3 Domaines d’intervention
CAPER-SAS mène des activités multiformes qui couvrent les domaines suivants :

• Formation et Conseil en gestion
• Etude, suivi et évaluation
• Maitrise d’ouvrage -services sur commande
• Représentation
• Appui à l’accès à des ressources financières
• Plaidoirie et publication
  2.4 Clientèle cible
  Les domaines d’intervention de CAPER sas sont multiformes et touchent une clientèle très variée parmi laquelle on peut noter :
• Les Petites et moyennes entreprises
• Les collectivités locales
• Les investisseurs
• Les organisations non gouvernement ales engagées dans les chantiers du développement à travers des projets
• Les projets
• Les fondations engagées dans les chantiers du développement à travers des projets
• Les Organisations Professionnelles Agricoles
• Les Agences de développement qui soutiennent des actions de développement
• Les Institutions financières qui financent l’industrie du développement

2.5 Gouvernance de la société
CAPER-SAS dispose de trois organes statutaires :

• Une assemblée des associés
• Un comité de direction de cinq (5) membres présidés par le président de la société
• Un comité d’audit de deux (2) membres

2.6 Ressources humaines
Dans un souci d’efficacité et de rentabilité, CAPER-SAS a adopté une démarche qui s’appuie sur un personnel permanent à la tête duquel il y’a un Directeur général et un personnel temporaires composés de prestataires de services choisis parmi les personnes les plus diplômées et les plus expérimentées de leur domaine de compétence.
Le personnel permanent est composé de :

• Un directeur général
• Un responsable administratif et financier
• Des chefs de centre de prestation de service (CPS)
• Des conseillers financiers et commerciaux
  CAPER sas projette d’étoffer son effectif selon l’évolution de ses activités.
  CAPER-SAS dispose d’un pool de prestataires de services dans des domaines très divers avec qui la société a signé un protocole de collaboration qui lui donne droit de mobilisation prioritaire. Ces personnes disposent d’une formation académique de très haut niveau (Bac+5 au moins) avec une expérience pratique d’au moins dix (10) ans ce qui fait d’elles d’excellents experts dans leur domaine de compétence respectif.

2.7 Offre de services
CAPER sas offre des services diversifiés, les plus en vue sont les suivants :

• Reporting comptable
• Reporting budgétaire
• Evaluation institutionnelle
• Etude projet
• La Simulation et le coaching gagnant de business model
• Elaboration de business plan
• Appui à l’accès à des ressources financières
• Appui à la commercialisation des produits
• Renforcement de capacités et de compétences

3. CONTEXTE

Le projet de mise en place d’un système d’information de gestion informatisé de CAPER sas est rendu nécessaire par le lancement de la phase test du déploiement opérationnel de la structure. En effet de 2017 à 2018, CAPER sas a limité ses prestations à des formations, études et suivi pour le compte de différents projets. Le système d’information comptable semi manuel a fonctionné sur Ms Excel avec un petit programme permettant d’enregistrer les opérations et de tirer la balance, le compte de résultat et le bilan de la structure.
Le lancement de la phase opérationnelle a consisté en la mise en place d’un centre de prestation de service (CPS) animé par des chargés de clientèle cherchant à construire un portefeuille clientèle composé d’entrepreneurs pour qui le centre fait des prestations payants portant sur la tenue de la comptabilité, le reporting budgétaire et tous les autres produits offerts. Le recours à un SIG informatisé est devenu la solution idoine pour améliorer la qualité de l’offre mais aussi pour traiter dans les délais la masse d’informations venant des entrepreneurs clients de CAPER sas.

4. OBJECTIFS POURSUIVIS

Le projet devra aboutir à la mise en production d’un système capable d’atteindre les principaux objectifs suivants :

• La disponibilité, à la fin du projet, d’un système permettant de supporter tous les processus comptables et financiers, de faire face aux exigences légales et réglementaires, aux besoins de pilotage et aux exigences techniques d’exploitation et de sécurité ;
• Une bonne appropriation du système par les utilisateurs (y compris les entreprises clientes de CAPER) pour leur permettre d’en exploiter toutes les potentialités en vue d’accroitre la productivité des équipes et des entreprises clientes ;
• Répondre aux besoins actuels et futurs en termes de production automatisée d’informations et d’accès à une information en temps réel, fiable, traçable et sécurisée ;
• Disposer d’un outil permettant de s’aligner sur les ambitions et les choix stratégiques de la société et des entreprises clientes en matière de gestion comptable et financière.

5. MISSIONS ET TACHES

Les objectifs opérationnels globaux du projet sont relatifs à la proposition de solutions informatiques respectant les spécifications fonctionnelles contenues dans l’Annexe A de ce document.
La solution proposée devra prendre en compte les missions suivantes :

• La mise en œuvre, après validation du maitre d’ouvrage, de la solution proposée,
• La saisie des données de base et les paramétrages nécessaires permettant la mise en production rapide du système,
• La formation, par l’opérateur choisi, des utilisateurs et administrateurs du système d’information pour une prise en charge complète de l’outil,
• Le déploiement et la mise en production de la solution après un processus de test par démonstration,
• La maintenance applicative et corrective du système,
• La Mise à jour des logiciels et des nouveautés réglementaires automatiquement intégrées, via internet,
• La Sauvegarde automatique de la base de données,
• Un seul logiciel pour la comptabilité, la gestion de la dette, la gestion des immobilisations, la gestion et les simulations budgétaires, les tableaux de bord/ratios financiers avec une ergonomie commune,
• Ergonomie Web avec navigation par onglet permettant l’ouverture simultanée de plusieurs écrans,
• Une aide en ligne contextuelle dynamique selon l’écran en cours d’utilisation,
• Possibilité de visualiser l’aide et le logiciel sur un même écran,
• Auto-formations embarquées,
• Information automatique de l’utilisateur sur les nouveautés suite à l’installation d’une nouvelle version,
• La gestion des habilitations doit permettre un accès sécurisé aux données. Cette personnalisation doit pouvoir s’adapter aux compétences des utilisateurs.
• Le prestataire devra assurer un transfert adéquat de connaissances aux utilisateurs sur tous les aspects de sa solution,
• Le prestataire devra garantir l’évolutivité de la solution aux regards des changements liés au contexte règlementaire, concurrentiel ou technologique
  Le prestataire retenu sera responsable de toutes les activités relatives à la mise en place du progiciel :
• Conception et analyse,
• Installation,
• Paramétrage,
• Migration des données,
• Formation et documentation,
• Mise en production,
• Support.
  Toutes les documentations techniques relatives à chaque étape du projet, depuis la mise en œuvre jusqu’à la mise en production et le suivi des évolutions de version, tous les manuels de formation ainsi que les guides utilisateurs et administrateurs doivent être mis à la disposition de CAPER sas. La préférence doit être donnée à une documentation en ligne ou électronique.

6. SOUMISSION DE LA PROPOSITION

La proposition du Prestataire doit être préparée conformément à ce cahier des charges et consistera en 4 parties en sus de la lettre d’accompagnement :

• page titre
• une offre technique ;
• une offre financière ;
• annexes.
  L’ensemble du dossier sera envoyé par courrier électronique à : Patrizia Dodaro coordipsiasunugal@gmail.com , CC coordpaisim@gmail.comm , capersas1@gmail.com en mettant comme objet du mail « PAISIM – SOLUTION INFORMATIQUE POUR CAPER sas », au plus tard le vendredi 10 mai 2019 à 17h00 heure au Sénégal. Le texte de l’email doit contenir impérativement le ou les noms et prénom du ou des candidats.
  Avec la mention :
• Pour l’offre technique : OFFRE TECHNIQUE – PAISIM – SOLUTION INFORMATIQUE POUR CAPER sas
• Pour l’offre financière : OFFRE FINANCIERE - PAISIM – SOLUTION INFORMATIQUE POUR CAPER sas